Referat bestyrelsesmøde 25. oktober 2016

Deltagere:
Claus Holm Christensen,
Lisbeth Moltzen,
Michael Traasdahl Møller,
Arne Nabe Poulsen,
Niels Fischer,
Peter Agerboe,

Afbud:
Jens Erik Søndergaard,
Torben Stein Larsen,

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
Referatet er godkendt.

2. Økonomi
a. Regnskabsopfølgning herunder budgetrevidering
Regnskabet forventes at blive lidt bedre end budgetteret.

b. Budget 2017
Revideret budgetoplæg for 2017 blev gennemgået.
Som nyt princip indarbejdes pris- og lønfremskrivningerne i budgettet og for at kompensere for denne udvikling indarbejdes forslag om at hæve kontingenterne tilsvarende.
Derudover indlægges poster til investering i banens fortsatte pleje og udvikling samt øvrige små investeringer med henblik på at skabe øget kvalitet for medlemmerne.
Endeligt forslag til budget for 2017 er udarbejdet til bestyrelsesmødet den 6. december.

c. Medlemmer, status
Medlemstallet følger forventningerne.
De medlemmer der er i kontingentrestance, og som ikke har reageret på hidtidige henvendelser om betalingsaftaler, bliver kontaktet med henblik på eksklusion fra klubben.

d. Sponsorer
Der er ikke kommet tilbagemelding fra de sponsormuligheder som Claus har kontaktet vedr. sponsorater til 1. division damer og det generelle juniorarbejde.
Bestyrelsen opfordrer til at der fremadrettet arbejdes med definerede sponsorpakker og prislister.

3. Fra udvalgene
a. Baneudvalg
• Der er indsendt ansøgning om tilladelse til anlægning af søen på 13. hul, ansøgningen har fået positive anbefalinger fra Teknik og Miljø samt kommunens biolog.
• Baneudvalget vil gerne have senior/veteranturneringen flyttet fra fredag til torsdag, da fredag er en meget travl klippedag for greenkeeperne op til weekends.
Bestyrelsen kontakter senior/veteranklubben med henblik på at drøfte dette.
• Der er påbud om at spille med lejeforbedring – er annonceret med ophæng.
• Baneudvalget ønsker yderligere feedback fra bestyrelsen om muligheder for at arbejde videre med deres planer for investeringer og forbedringer på banen.
• Der udarbejdes oversigt over konsekvenserne ved permanent at vende forni og bagni.

b. Begynderudvalg
Der arbejdes på at forbedre informationsmaterialet til begynderne. Derudover arbejdes der løbende på at gøre overgangen fra nybegynder til klubmedlem lettere – blandt andet gennem aktiv brug af Facebook for at sikre, at der altid er nogle at spille med, specielt i begyndelsen.

c. Juniorudvalg
• Der er udarbejdet visioner for 2017, planer for gennemførelsen bliver udarbejdet hurtigst.
• Juniorudvalgets har fremsendt budgetoplæg, dette bliver gennemgået, hvorefter bestyrelsen vender tilbage til udvalget.
• Der bliver arbejdet på at gøre hjemmesiden mere informativ.
• Der arbejdes løbende på at få en øget hjælp fra forældregruppen.

d. Sportsudvalg
• Der arbejdes fortløbende på at få en ny formand til udvalget.
• Der skal findes holdkaptajner til regionsholdene til rækkerne A, B, C og D.
Niels og Peter tager kontakt til medlemmer med henblik på dette
• Niels tager kontakt til mulig koordinator for senior og veteranholdene

e. Turneringsudvalg
Der er planlægningsmøde i turneringsudvalget den 31. oktober, der forventes turneringsplan for 2017 hurtigst efter dette. Koordineringen med baneudvalg/chefgreenkeeper sikres med henblik på smidig afvikling af såvel turneringer som banens pleje.

f. Sponsorudvalg
Se under pkt. 2.d.

g. Regel og handicapudvalg
Der søges stadig efter ny formand for dette udvalg. Regelundervisningen planlægges i god tid for den kommende sæson så det er nemmere for nye – såvel som gamle – medlemmer at finde relevante tidspunkter for deltagelse.

h. Husudvalg/husgruppe
Der udarbejdes planer og budget for renoverings- og vedligeholdelsesopgaver fremadrettet.

4. Fra Formanden
a. Møde med Aarhus Kommune vedrørende forlængelse af lejemål
Der har været indledende møde med kommunen, der har meldt ud at der kan gives en administrativ forlængelse af lejeaftalen på op til 10 år tæt på udløbsdato.
Ved investeringsplaner af større karakter kan der gives en ny lejekontrakt på op til 25 år, dette skal dog i byrådet.
Bestyrelsen arbejder videre i retning af den længere investeringshorisont.

b. Opdatering Driving Range
Skitser, planer og budget for en overdækning af en del af Driving Range er stort set færdigudarbejdet.
Der udarbejdes skitser, planer og budget for et enkelt overdækket sted, hvor der bliver mulighed for undervisning med bl.a. Tackmann.

c. Træner
Der arbejdes videre med udarbejdelsen af kontrakten med Steven.
Claus har kontakten til Steven.

d. Unico
Bestyrelsen blev informeret om, at Unico opstarter en Gourmet restaurant i Aarhus nær centrum. UNICO forventer derved at kunne skabe mere fokus på klubbens medlemmer og deres ønsker.

e. Snerydning, rengøring mv.
Snerydning af adgangsforhold og vej aftales med Ole Steen. Der skal evt. anskaffes en børste til en af klubbens traktorer.
I den nye rengøringsaftale ønskes mulighed for at justere antallet af rengøringer efter vejret/årstiderne.

f. Claus deltager i DGU regionalmødet i Mollerup.

g. Claus og Peter udarbejder spørgeskema m.h.t ØGR samarbejdet.

5. Fra sekretariatet
a. Baneservice
Der ønskes oplæg for planen for 2017 gerne inden jul.

b. Omindretning af klublokale.
Sekretariatet tager kontakt til møbelfirma, TV udbyder og udarbejder oplæg til indretning af klublokalet/mødelokalet, og en pris for denne, så lokalet bliver mere hyggeligt og anvendeligt for medlemmerne.

c. Annoncekampagner på Facebook og google:
i. Nu: Til dem der søger ny klub, tilbud med at betale nu og få resten af 2016 gratis – og med samme tilbud om at kombinere indskud og første halvårs kontingent, som hr været gældende i de seneste år.
ii. Forår: Prøvemedlemskab

d. Der udarbejdes ”Årshjul” med datoer for vigtige frister, aktiviteter mv.

6. Lukkede / fortrolige sager

7. Hændelser og henvendelser
a. Spillersammenstød med senior/veteraner, problemstilling med bagudstart.
En spiller, der starter før det er muligt at bestille tid på golfbox, støder efterfølgende ind i spillere fra en match med baglæns gunstart og oplever sig i denne forbidelse ret dårligt behandlet.
Normalt orienteres spillere, der bestiller tid på golfbox, om, at der senere er en match og hvordan de skal forholde sig til matchen. Det sker ikke ved tidligere start, der principielt foregår ved at bruge boldrenden.
Claus tager kontakt til matcharrangøren for at uddybe reglerne for bagudstart, samt omgangstonen på banen.
Der arbejdes på bedre/yderligere information til andre spillere på banen, når der er bagudstarter.
Der indkaldes til årligt møde med udvalg og klubber i klubben, hvor problematikken drøftes.
Spilleren får besked om disse tiltag.

b. 9 huls medlemskab.
Et medlem har henvendt sig med ønsket om at kunne købe et ni hullers medlemskab. Et ønske, han deler med flere, der ikke har tid, lyst eller fysik til at gå 18 huller.
Bestyrelsen kan ikke støtte forslaget om et 9 huls medlemskab, da klubben ikke råder over en 9 huls bane, og det vil være svært at kontrollere hvor mange huller 9 huls medlemmer spiller.
Medlemmet informeres direkte med svar.

c. En greenfeespiller, har henvendt sig med et ønske om at kunne købe f.eks. drikkevarer når Unico er lukket.
Der arbejdes sammen med Unico på en løsning med automater.
Greenfeespilleren svares.

d. Hændelsen med greenkeeper og greenfeegæster.
En greenfeespiller har slået en bold i retning af en greenkeeper, der arbejdede på green. Efterfølgende har en anden i samme bold oplevet sig voldsomt verbalt angrebet af greenkeeperen.
Der gives karantæne til greenfeespilleren, der slog mod keeperen, Claus udformer tekst.
Håndteringen af sådanne situationer drøftes med chefgreenkeeperen og den berørt
greenfeespiller orienteres efterfølgende.
Fremadrettet vil alle situationer, der medfører risiko for vore greenkeepere blive håndteret med en procedure, der giver hurtig afklaring af, hvad der er sket og en hurtig reaktion med brug af karantæne ved tilsidesættelse af greenkeepernes sikkerhed.

e. Henvendelse fra et hotel der ønsker samarbejde, således at hotellet kan tilbyde gæster greenfee til reducerede priser.
Sekretariatet arbejder videre med tiltaget før bestyrelsen tager stilling.

f. Henvendelse fra greenfeespillerer, der har oplevet sig voldsomt verbalt angrebet af et klubmedlem.
Peter skriver til greenfeespillerne og Claus kontakter den lokale spiller.
Fremadrettet håndteres sådanne situationer i hurtig tilslutning til episoden og sekretariatet har kompetence til straks at få overblik over hændelsen set fra begge parters perspektiv. Ved grove eller gentagne eksempler på at spillere generer andre spillere inddrages formanden straks med henblik på sanktioner.
Parterne orienteres om vedtægternes bestemmelser og muligheden for at anke.

8. Eventuelt
a. Fremtidig bestyrelse
Der er 2 personer der ikke ønsker at fortsætte i bestyrelsen.
Peter laver oplæg til nyhed på hjemmesiden hvor der informeres om dette sammen med en opfordring til evt. interesserede om at melde sig, evt. med en kort beskrivelse af dem selv, der kan komme ud sammen med den endelige indkaldelse til GF.

b. Der planlægges generalforsamling den 21. marts 2017, Claus taler med efterskolen om at låne lokaler.

9. Næste møde
6. december kl. 17.00 i klubhuset