TILBUD OM MEDLEMSKAB

Referat bestyrelsesmøde 6. december 2016

17 januar 2017

Deltagere:
Claus Holm Christensen
Lisbeth Moltzen
Jens Erik Søndergaard
Torben Stein Larsen
Michael Traasdahl Møller
Arne Nabe Poulsen
Niels Fischer
Peter Agerboe

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
Referatet er godkendt.

2. Økonomi
a. Regnskabsopfølgning
Resultatet for året forventes at blive noget bedre end budgetteret.
Der forventes et likviditetsoverskud på ca. kr. 500.000.
Dette betragtes som særdeles tilfredsstillende.

b. Budget 2017 til vedtagelse.
Punkter til afklaring:
• Tidligere budgetforslag fra juniorudvalget.
Juniorudvalgets budgetforslag blev gennemgået.
På grund af ansættelsen af en trænerelev, samt en reduktion i brugen af indendørs træningsfaciliteter i Hørning, blev det ønskede budget reduceret med kr. 26.000.
• Tidligere budgetønsker fra baneudvalget.
Baneudvalgets budgetønsker blev gennemgået, og bestyrelsen har besluttet at efterkomme ønsket om anlægning af en pumpesø.
Pumpesøen der får en forventet pris på 470,000 kr. vurderes at kunne finansieres indenfor nuværende likviditetsoverskud.
Det bemærkes fra bestyrelsens side at driftsbesparelsen til mindre køb af vand går til betalingen af søen.
Derudover bibeholdes beløbet i budgettet til baneforbedringer. Det er baneudvalget der prioritere anvendelsen af beløbet.
• Kommentarer fra sportsudvalget.
Der forventes i 2017 større faste udgifter til afvikling af Danmarksturneringen, da AGC har et damehold i 1 division der skal til Sjælland, et herrehold i 2. division der har længere transport end tidligere, samt et nyt hold for superveteraner i 1. division. Derfor er ønsket om at fastholde budgetbeløbet efterkommet. I budgettet er der ikke budgetteret med oprykningsspil og finalespil, der ansøges særskilt i bestyrelsen om dækning af udgifterne til dette, hvis det bliver aktuelt.
• Frigjort budgetposter ved ansættelse af trænerelev/shopdrift
Der budgetteres ikke med boldopsamlere til weekends og helligdage, da det er planen at trænerne fremover varetager opsamlingen af bolde, samt klargør til klipning af Driving Rangen.
Beløbet til ny betalingsudstyr for greenfee slettes, da biludlejning og brugersupport til greenfeegæster varetages af shoppen fremover – udenfor sekretariatets åbningstid.
Med disse punkter blev budgettet for 2017 vedtaget til fremlæggelse på generalforsamlingen.

c. Medlemmer
Bestyrelsen ønsker at aktivitetsbetalingen for junioraktiviteter fremadrettet skal være indeholdt i kontingentet, som på generalforsamlingen foreslås til:
• Kr. 3.060 for juniorer med banetilladelse.
• Kr. 1660 for juniorer uden banetilladelse.
• Torben afklarer hvad juniorudvalgets holdning til dette er.

Medlemstallet forventes primo 2017 at være som følger:

d. Sponsorer
Bestyrelsen fastslår at medlemskaber i sponsoraftaler, skal være beskrevet/faktureret specifikt i sponsoraftalerne, hvor det skal fremgå tydeligt hvem medlemskabet er betalt for. Indtægten herfra konteres fremadrettet som kontingent.
Det er sekretariatet der står for udarbejdelsen af selve sponsoraftalen, mens det er sponsorudvalget der laver selve det opsøgende arbejde for at skaffe sponsorerne.
Bestyrelsen opfordrer til at der fremadrettet arbejdes med definerede sponsorpakker og prislister, samt faste formuleringer i sponsoraftalerne.
Bestyrelsen ønsker at kende det antal greenfeebilletter der udleveres i forbindelse med sponsoraftalerne. Disse skal have en løbetid der ikke overstiger sponsoraftalens løbetid plus det efterfølgende år. Skal billetterne værdi sættes foreslår bestyrelsen kr. 200,- pr. stk. da det er prisen for at have en gæst med.

e. Planlægning af nyt økonomisystem
Peter aftaler tidsplan for overgang til E-conomics med klubbens bogholder Mads. Claus, Arne og Lisbeth informeres så snart der er en kendt tidsplan.

3. Fra udvalgene
a. Baneudvalg
Michael T. Møller bemærker at en eventuel ler membran i den nye pumpesø ikke er med i den oplyste pris, hvorfor der må forventes en lille merpris på kr. 20.000 på projektet. Dette er taget til efterretning af bestyrelsen.

b. Begynderudvalg
Der arbejdes fortsat på 2017.

c. Juniorudvalg
Er i gang med planlægningen af 2017.
Juniorerne træner i indendørscentret i Hørning.

d. Sportsudvalg
Der arbejdes med planlægningen af 2017.
Reglerne vedr. lokal turneringsleder til Danmarksturneringen tjekkes.

e. Turneringsudvalg
Turneringsdatoer er fastlagt for 2017 og godkendt af bestyrelsen med følgende ændringer:
• Sponsormesterskabet foreslås flyttet til den 15. september, da den skal adskilles fra klubmesterskaberne der afholdes fra den 8-10 september, så begge turneringer får den opmærksom de fortjener.
• Pink Cup skal placeres i turneringskalenderen, dato kommer senere.
• Jubilæumsuge i uge 29, dette skal dog afklares med keeperne i forhold til deres planer for propning af greens i sommerferien.
• ØGR socialgolf lægges i turneringsprogrammet, da det er en turnering som vi afholder på vores bane i 2017.

f. Sponsorudvalg
Mette Bengaard er ny i udvalget. Hun udarbejder oplæg til AGC´s venner, AGC E-forum og sponsorkatalog.
Udvalget opfordrer alle til at aktivere deres netværk i forhold til sponsorater.

g. Regel og handicapudvalg
Henvendelse fra Thomas Rauhe vedr. planer for udvalgets fremtidige arbejde.
Bestyrelsen er glad for at Thomas gerne fortsat vil undervise begyndere i AGC i regler.
Der er fortsat ikke nogen formand for udvalget når Gerda stopper.
Peter svarer, efter godkendelse fra Claus, på Thomas´ henvendelse.

h. Husgruppe
• Mail fra Michael Medelby Pedersen vedr. retningslinjer for bygninger og arealers udseende.
Peter har aftalt med Michael at han og Peter sætter et forslag til retningslinjer op til fremlæggelse for bestyrelsen.
• Status på elinstallationen: Der bliver etableret ny tavle i køkkenet uge 50. Unico er informeret om dette.

4. Information fra formanden
a. Opdatering ØGR
Medlemmerne informeres om resultatet af spørgerunden angående ØGR, samt om prisen for ØGR næste år, der bliver kr. 900. Det ekstra beløb på 100 kr. går direkte til medlemsklubben.
b. Andre samarbejdsaftaler.
Der etableres ikke nye greenfeeaftaler, de eksisterende aftaler bibeholdes.

c. Aftale Steven
Steven fortsætter.
Der bliver yderligere ansat en elev i samarbejde med Steven.
Disse kommer til at forestå undervisningen af klubbens medlemmer.

d. Etablering af Proshop
Der etableres igen Proshop i AGC.
Proshoppen bliver placeret i det nuværende sekretariat, hvorfor Marianne og Peter flytter ind i det tilstødende kontor.
Planen er at trænerne skal stå for bemandingen af Proshoppen, der skal blive det centrale sted i klubben hvor medlemmer og gæster udover selvfølgelig at kunne handle og henvender sig angående deres forespørgsler, som Marianne og Peter er med til at håndtere.
Det bliver også i Proshoppen at greenfeespillerne kan søge hjælp hvis de har problemer med betalingen af greenfee.
Bestyrelsen mener at dette vil give et yderligere løft af serviceniveauet i AGC.

e. Træningsfaciliteter
• Der afholdes møde angående træningsfaciliteter den 7. december.
Da der arbejdes på en større plan for en overdækning af en del af Driving Rangen, anbefaler bestyrelsen at udgifterne til en eventuel midlertidig løsning med overdækkede undervisningsfaciliteter til trænerne holdes på et absolut minimum, hvorfor bestyrelsen anbefaler at det eksisterende skur i videst mulig omfang benyttes som løsning.
• Der er fortsat ikke fundet sponsorer til finansiering af indkøbet af en Trackman, der arbejdes fortsat på forskellige løsningsmuligheder.

f. Træning i Hørning.
I løbet af 2017 undersøges tilfredsheden hos de af vores medlemmer, der har benyttet faciliteterne i Hørning. Herefter besluttes om der skal rettes henvendelse til ejerne af faciliteterne med henblik på et eventuelt samarbejde.

g. Møde med Klubber i klubben.
Der afholdes møde med klubber i klubben den 12. december.
Her vendes 2016 og planer for 2017 gennemgås for at øge fornøjelsen med golfen for alle medlemmer i AGC.

h. Forlængelse af lejekontrakt.
Claus ønsker at uddelegerer opgaverne med at beskrive de enkelte større projekter der ønskes udført i AGC til bestyrelsen, dette blev accepteret.
Claus sender oplæg til hvem der beskriver hvilket projekt.

i. Restaurant
Der blev orienteret om Unico´s nye tiltag i Aarhus i det tidligere Marco Polo. Ligesom der blev gennemgået de forandringer det betyder for AGC. Både Unico og bestyrelsen er af den overbevisning at det er til fordel for klubben med det nye tiltag.
Bestyrelsen er af den overbevisning at samarbejdet med Unico er en fordel for AGC, både i servicemæssig, økonomisk og PRmæssig henseende.

j. Arbejdssikkerhed.
Der er afholdt sikkerhedsmøde med Greenkeeperne.
Det er tidligere besluttet at skærpe ordensreglerne for spillet på banen, ligesom der nu bliver uddelt karantæner ved overtrædelser af ordensreglerne.
Der er siden sidste bestyrelsesmøde uddelt karantæne til et AGC medlem, for at sætte udsætte greenkeeperne for fare ved at slå i retning af dem.
Håndtering af ordensreglerne samt henvendelser vedrørende disse udføres af bestyrelsen.

k. BallBot, automatisk boldopsamling.
Der orienteredes om dette, muligheden tages med i betragtning når systemet er udviklet.

5. Fra sekretariatet
a. Hvad sker der i klubben i 2017 af turneringer og større arrangementer.
Der kommer kalendere med aktiviteter på hjemmesiden, så medlemmerne kan se alle aktiviteter der er i AGC.

b. Baneservice
Peter har kort talt med Ove Alstrup:
Ove Alstrup kan ikke lede baneservice næste år, så der skal findes en ny.
Der er flere der ikke kan lide ”kontrol” delen af jobbet, mens nogen godt kan lide det.
Planen er derfor at dele det gamle baneservice op i to:
1) Banekontrol der kører kontrolrunder på ikke planlagte tidspunkter, da dette giver bedst resultat.
2) Baneservice der på faste og annoncerede tidspunkter kører service runder hovedsagelig i forbindelse med uge 29.
Peter tager kontakt til Asbjørn for at spørge om han vil stå for banekontroldelen.
Peter tager en snak med dem der har været i baneservice i år og finder ud af om de vil fortsætte, søger evt. nye via mail til medlemmerne.

b. Medlemslokale
Vinduet mod gangen er blevet fritlagt igen, det har givet mere lys i lokalet, og har medført flere positive kommentarer.
Marianne har fået oplæg fra Bolia på indretning.
Bestyrelsen vil gerne have undersøgt andre muligheder og priser fra andre leverandører.
Michael gjorde opmærksom på at der i Højbjerg ligge en forhandler af møbler til kontor og mødelokaler som man kunne undersøge.
Sekretariatet, hovedsageligt Marianne, arbejder videre med forslag til indretningen.

c. Nordjysk Droneservice
Tilbud om at lave reklamefilm om AGC og ”fly by” af de enkelte huller til brug i baneguide.
Bestyrelsen har besluttet ikke at gøre brug af tilbuddet pt.

d. Foredrag med Thomas Søby ”Caddie on Tour”.
Materialet er givet videre til sponsorudvalget, så de eventuelt kan bruge det i deres arbejde.

e. Hjemmeside
Der kommer kalendere på hjemmesiden så medlemmerne kan se alle aktiviteter i klubben.
Der arbejdes på ny struktur og layout på hjemmesiden, så den bliver nemmere at finde rundt i.

f. Livsstilsmesse i Scandinavian Center.
AGC deltager ikke, da det ikke har givet nogen nævneværdig respons sidste år.

6. Lukkede / fortrolige sager

7. Hændelser og henvendelser
a. Henvendelse fra Ørnehøj Golf Golfklub, der ønsker at være venskabsklub.
Claus har takket nej til Ørnehøj, da der ikke er nogen nævneværdig trafik imellem vores to klubber.
b. De 4 damer her fra klubben, der blev overfaldet verbalt af et medlem af AGC, får et uddybende svar fra Claus, der slår fast at de ikke har gjort noget forkert.

c. Indberetning fra et AGC medlem om greenfeespilleres uacceptable opførsel, overtrædelse af ordensreglerne samt ikke at efterkomme afspærringer og skiltning på banen.
Greenfeespillerne har skrevet om hændelsen til AGC.
Bestyrelsen har besluttet at uddele én måneds karantæne til greenfeespillerne for uacceptabel opførsel, overtrædelsen af ordensreglerne samt ikke at respektere afspærring og skiltning på banen.
Peter skiver, efter godkendelse fra Claus, til greenfeespillerne.

8. Eventuelt
a. Generalforsamling.
Der afholdes generalforsamling den 21. marts 2017 kl. 19.00 på Aarhus Efterskole.
Følgende bestyrelsesmedlemmer er på valg:
• Arne Nabe Poulsen, der modtager genvalg
• Torben Stein Larsen, der ikke modtager genvalg
• Jens Erik Søndergaard, der ikke modtager genvalg.
Peter udsender varsling af generalforsamlingen med:
• Foreløbig dagsorden i henhold til vedtægterne.
• Fristen for indsendelse af forslag fra medlemmerne
• Opfordring til medlemmer der har interesse i at lægge et stykke arbejde i bestyrelsen, til at sende oplysninger om dem selv til sekretariatet, så det kan komme med ud sammen med indkaldelsen.

b. Annonce i GOLFmagasinet.
Bestyrelsen takker nej, da reklamer i skrevne medier ikke giver den ønskede værdi, og derfor ikke er en del af klubbens strategi for markedsføring.

c. Frivilligturnering.
Afholdes fredag den 6 oktober 2017, programmet er som i 2016 dog med spisning i klubhuset.

d. Besøg fra lokalhistorisk forening.
Peter aftaler med foreningen.

e. Michael og Peter udarbejder folder der udleveres til Unico´s gæster, fra opstart i restauranten i 2017.
Den skal være i god kvalitet, og indbyde til en prøve dag og prøvemedlemskab.

9. Næste møder
Tirsdag den 24. januar 2017 kl. 17.00 i klubhuset.
Tirsdag den 28. februar 2017 kl. 17.00 i klubhuset (generalforsamlingsforberedelse og økonomi).
Tirsdag den 21. marts efter generalforsamlingen (konstituerende møde)
Mandag den 3. april kl. 17.00 i klubhuset