Referat bestyrelsesmøde 26. september 2016

Mandag den 26. september 2016

Deltagere:
Claus Holm Christensen, CHC
Lisbeth Moltzen, LM
Jens Erik Søndergaard, JES
Michael Traasdahl Møller, MTM
Arne Nabe Poulsen, ANP
Niels Fischer, NF
Peter Agerboe, PA

Fraværende:
Torben Stein Larsen, TSL

Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
Referatet fra 22. august er godkendt.

2. Økonomi
a. Regnskabsopfølgning herunder budgetoplæg til 2017
Regnskabet følger i det store hele forventningerne.
• Bestyrelsen beder baneudvalget om deres forventninger til restforbruget for 2016.
Budgetoplæg for 2017 blev gennemgået.
• Kontingentet foreslås på generalforsamlingen reguleret pr. 1.7 2017 med kr. 50,- for medlemmer med halvårsopkrævninger, da de generelle prisstigninger fordrer dette. Det bemærkes at beløbet ikke fuldt ud modsvarer stigningen i pristallet.
• Fremadrettet lægges op til at kontingenter, samt lønudgifter og indkøbsomkostninger pristalsreguleres.
• Bestyrelsen beder klubbens forskellige udvalg om input til budgetoplægget til de enkelte udvalgs budgetter.
• Der er aftalt møde med Aarhus Kommune med henblik på at drøfte lejeforlængelse med henblik på at muliggøre mere langsigtede investeringer.

b. Medlemmer, status oversigt udleveres på mødet.
Medlemstallet følger forventningerne.

c. Sponsorer
• CHC undersøger muligheder for sponsorer til 1. division damer, samt det generelle juniorarbejde.

d. Beslutning om Trackman
Claus taler med Steven om forskellige muligheder for en løsning.

3. Fra udvalgene
a. Baneudvalg
Som opfølgning på baneudvalgets præsentation på sidste bestyrelsesmøde:
• Bestyrelsen takker baneudvalget for det meget store arbejde der har været lagt i oplægget fra baneudvalget.
• Det er besluttet at arbejde videre med investeringer i vandprojektet ved hul 13.
• Maskininvesteringer besluttes når der foreligger sikrere budgettal for 2017. Der er behov for som minimum én ny maskine (Semirough klipper). MT undersøger priser.
• Diverse omlægninger af bunkere mm. Afventer forlængelse af lejeaftalen med kommunen, eventuelle vejplaner for Moesgård Alle mm.

b. Begynderudvalg
Der arbejdes på at forbedre foldere, godkendelsessedler mm.

c. Juniorudvalg
De nye aktiviteter, der blandt andet er om mandagen, er en stor succes.

d. Sportsudvalg
• Der udarbejdes sammen med sekretariatet invitation til at finde deltagere til de forskellige regionshold.
• Sportsudvalget vender tilbage med liste over de tilmeldinger der skal være for 2017 i Danmarksturneringen.

e. Turneringsudvalg
Aktionsplan for handling ved tordenafbrydelse udarbejdes af sekretariatet. Der er ønske om minimum et nyt medlem med HCP under 8 til inspiration og udvikling af klubmatcher for de lidt dygtigere spillere.

f. Sponsorudvalg
Der arbejdes på at strømline, effektivisere og synliggøre mulighederne for sponsorater i klubben, ligesom der arbejdes på at effektivisere de nødvendige opfølgningerne på sponsortegningerne.

g. Regel og handicapudvalg
Gerda stopper som formand for udvalget ved årsskiftet. Bestyrelsen takker for en kæmpe indsats fra Gerdas side.
Der rundsendes mail til medlemmerne for at få nye medlemmer i udvalget.
Såfremt det ikke lykkes at finde det nødvendige antal medlemmer, overvejes det at anvende Oswald Golf til at sikre, at nye medlemmer får det nødvendige kendskab til golfreglerne.

h. Husgruppe
I efteråret går husgruppen i gang med at prioritere de vedligeholdelses- og renoveringsopgaver der er i forbindelse med klubbens bygninger.
Der indhentes tilbud på (mini) stillads i forbindelse med udbedringer af taget på greenkeeperbygningerne. Arbejdet sættes i gang hurtigst.

4. Fra Sekretariatet
a. Baneservice
Sekretariatet tager kontakt til Ove Alstrup med henblik på udvikling af næste års organisation og opgaver.

b. Ordensregler
Der gives prokura til, at Peter og Marianne i meget grelle tilfælde af overtrædelser af den del af klubbens ordensregler, der omhandler greenkeepernes sikkerhed, øjeblikkeligt kan bortvise spillere fra banen. Efterfølgende vil hændelsen umiddelbart blive forelagt bestyrelsen, der tager stilling til eventuelle yderligere sanktioner.
Greenkeeperne informeres om dette i fm. sikkerhedsmøde – der nu er fastlagt til fredag 30. september.
Sekretariatet udarbejder oplæg til ny tekst til få punkter i klubbens ordensregler. Oplægget vurderes af bestyrelsen.

c. Indretning af klublokale.
Bestyrelsen har tidligere besluttet, at udvikle mødelokale til klublokale, såfremt økonomien og det forventede resultat for 2016 kan godtgøre dette. Sekretariatet udarbejder oplæg til indretning af klublokalet/mødelokalet, og en pris for denne, så lokalet bliver mere hyggeligt og anvendeligt til medlemmerne.

5. Lukkede / fortrolige sager

6. Hændelser og henvendelser
a. Det at der bliver slået mod vores greenkeepere.
Der er skrevet ud til klubbens medlemmer og taget kontakt til de spillere, der har bragt greenkeeperne i fare. Der afholdes sikkerhedsmøde i greenkeepergruppen. Konsekvenserne for spillere, der bringer greenkeeperne i fare skærpes -se under 4.b.

b. Hurtigere spil på banen.
Der laves følgende tiltag:
• Skiltning på banen med diverse opfordringer der øger spillehastigheden.
• Tidstabel på scorekortet hvis det er muligt i Golfbox.
• Informationer på hjemmesiden om spillehastigheden og hvad den enkelte spiller kan gøre.
• Bestyrelsen beder baneudvalget vurdere effekten på spillehastigheden ved at vende banen om, så bagni bliver for ni.
• Bestyrelsen gør opmærksom på at der i jubilæumsugen blandt greenfeespillere i 4-bolde i gennemsnit blev brugt 4 timer og 5 minutter til at spille en runde. Det skyldes i høj grad at spillerne var opmærksomme på:
••• At starte til den bestilte tid.
••• At tage en provisorisk bold med når den oprindelige bold kunne være tabt.
••• At følge med bolden foran.
c. Afgørelser ved lige scores i Gunstarter.
Sekretariatet undersøger mulighederne i Golfbox. Bestyrelsen kommer efterfølgende med en anbefaling. Indtil da fastholdes det, at klubben anbefaler den matematiske model. Det gælder dog, at turneringsudvalget beslutter, hvilke matchkonditioner der er gældende for den enkelte match. For så vidt angår klubber i klubber kan de individuelt afgøre, hvorledes deres matchkonditioner skal være.

7. Eventuelt

8. Næste møde
Tirsdag den 25. oktober 2016 kl. 1700.